Hoy quería hablarles de la administración de proyectos, francamente no creo tener la experiencia necesaria para poder hablar ampliamente sobre esto pero quería compartir unos cuantos puntos con uds y así ir acumulando conocimiento y algunas experiencias.
Estaba leyendo un paper sobre Administración de Proyectos (en ingles), en si son varios puntos que el autor pone a consideración para el éxito de un proyecto. Sin mas empecemos.
El empiezo
Todos sabemos que inciar un proyecto es dificil, coordinar, buscar gente etc . Yo pienso que para empezar un proyecto lo primero que se tiene que hacer es entenderlo en eso coincidimos con el autor. Saber y entender cada punto incluso aquellos que no parecen importantes, el propone algunas preguntas como:
- Cuales son los objetivos del proyecto?
- Cuales son los roles de cada uno?
- Quienes son los interesados o involucrados (stakeholders)
- Todo ha sido aclarado a cada uno de los integrantes del proyecto?
Documentación
No sé porque consideramos esta parte la menos importante cuando debería ser todo lo contrario. Varias veces dejamos esto al final como si no fuese importante, pero es todo lo contrario, es indispensable tener un documento donde estan todos los requerimientos, objetivos, alcances , etc es lo primero que se debería hacer. También asegurarnos que todos en el grupo lo hayan leido y entendido, como dice el autor que sea como su biblia mientras el proyecto dure. Tener una documentación clara y entendible por todos para mi marca la diferencia entre el éxito o no de un proyecto.Programa, Tareas y Eventos Importantes
Mayormente cuando iniciamos un proyecto 100pre queremos hacer un cronograma una planificación, por lo menos para saber las fechas importantes, duración de tareas, entregas, etc. Pero mayormente esto queda en un papel pegado en la pared que solo se lee una vez. Esto tiene que cambiar. Yo mayormente recomiendo dejar a cada uno trabajar a su estilo en sus tareas personales que se les asigna, esto porque cada uno trabaja de distinta forma. Pero haciendolos responsables de las entregas grupales e importantes, de esta forma ellos saben que tienen que trabajar duro para alcanzar la meta como grupo. Para esto el autor sugiere que hay que quedar bien claras las fechas de entregao revisiones, para que así no se vuelvan cuellos de botella. Por ejemplo en mi expriencia las revisiones con los clientes son las peores 100pre postergan y te retrasan para eso es bueno aclarar con ellos que si una revision no se hace o se posterga la entrega del producto tiene grandes posibilidades de tb retrasarse, cosa que pocos entienden, a mi parecer esto es mas a nivel interno con las revisiones con los jefes. Hay que hacer entender que un fecha límite no es una pauta de entrega que hay que alcanzar, que es mejor entregar y tener todo antes y no justo para ese día.
Comunicación
Creo que aquí es donde mas fallamos al organizar un proyecto, la comunicación es escencial entre los miembros del grupo. En especial para el encargado, tiene que saber comunicarse bien con todos, tiene que estar dispuesto a responder preguntas, inquietudes y tener una comunicación frecuente con todos. Yo 100pre he pensado que dar un informe semanal via E-mail por ejemplo es bueno, diciendo lo que se logro en la semana, los problemas que hubo, si logramos la meta de la semana o no, en si ser honesto con tu grupo de trabajo, te respetan mas si eres honesto y no les escondes los problemas que hayan.Un Buen Proceso y Administración de Cambios
Yo creo que aca es donde mas hemos fallado, en los proyectos que he participado un cambio era como una patada en el cuello, no tomábamos en cuenta ciertas cosas o simplemente nos olvidabamos, Tener un buen proceso y que sea flexible a los cambios es importante, dijimos que es bueno tener un documento incial donde se marcan los alcances y los requerimientos, pero si el cliente nos viene con un cambio que afecte gran parte de eso, tenemos que estar preparados y saber enfrentar ese cambio y tb saber comunicarlo a los demas. Yo mayormente apoyo la noción de hacer firmar todo cambio significante para que así no haya vuelta atrás. Sabemos que estas cosas pasan y a menudo, tenemos que estar preparados para estas eventualidades.
Hacer que tus Herramientas trabajen para ti
Aquí el autor enfatiza sobre las herramientas para la administración de proyectos. Que los programas que uses marcan la diferencia, en perder tiempo administrandolas que en administrar tu proyecto, tiene sentido no? yo mayormente uso E-mail para la comucnicación y tb IM , crear una lista donde todos puedan escribir sus dudas tb es bueno para así mantener la comunicación con todos los miembros del proyecto. Ahora cosas mas complicadas como manejar el presupuesto, avances, versiones, planificación es mas complicado y hay que pensar mejor las herramientas que vayas a usar. En el paper hay algunos ejemplos que el recomienda, habría que probarlos. Yo un tiempo usaba Ms Project luego probe GanttPV que es su contraparte libre :) y es tb bueno se los recomiendo, para eso de l presupuesto yo usaría Calc de openoffice pero tb hay el GnuCash , que hasta donde me dijeron esta bueno, en fin cada uno tiene sus herramientas personales para poder organizarse.
Resumiendo, estar a cargo de un proyecto es difícil es una responsabilidad grande pero como dice el autor no hay que hacer las cosas mas difíciles de lo que realmente son, y es verdad si nos organizamos bien y seguimos estos pasos ( que creo faltan algunos ) el proyecto tiene que salir adelante.
Espero les ayude en algo, yo hubiese querido que algunos de mis jefes lean esto xD así tal vez las cosas sean menos difíciles, pero nunca es tarde para proponer cambios.
Criticas, comentarios, anecdotas son bienvenidas.
salu2.
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